A ferramenta 5W2H é amplamente versátil e valiosa para abordar uma variedade de necessidades, tanto no contexto empresarial quanto no âmbito pessoal. Inclusive, o 5W2H no RH é um dos exemplos práticos.
O 5W2H baseia-se na resposta a sete questões simples para desenvolver um plano de ação específico, alinhado aos objetivos de indivíduos, grupos ou organizações.
Portanto, é uma das metodologias mais populares entre administradores, empreendedores, gestores e qualquer pessoa que busque melhorias tanto profissionais quanto pessoais.
Vamos começar definindo o 5W2H, discutindo seus benefícios e oferecendo insights sobre como responder cada pergunta do método de maneira eficaz. Boa leitura!
O que é a ferramenta 5W2H?
O 5W2H é um modelo de plano de ação que oferece suporte aos gestores e equipes na definição de todas as atividades essenciais para a realização de um projeto.
Com essa ferramenta, é possível elaborar planos de ação de maneira rápida, ágil e prática, garantindo a criação de tarefas eficazes para atender às demandas do projeto.
O plano de ação 5W2H facilita a identificação das etapas necessárias para alcançar o objetivo, estabelecendo prazos, atribuindo responsabilidades e gerenciando as atividades de forma eficiente.
Entretanto, é importante ressaltar que o 5W2H não elimina a formalidade exigida na execução de um plano de ação. Portanto, não se esqueça da documentação necessária nesta fase!
A construção do plano de ação 5W2H é baseada na resposta a sete pontos fundamentais:
“What? (o que?)”
Este ponto se refere à especificação clara e objetiva da atividade a ser executada.
“Why? (por que?)”
Neste estágio, é importante definir a justificativa para a execução da atividade, identificando a necessidade a ser atendida e a solução que a ação representa.
“Who? (quem?)”
Aqui, é essencial designar as pessoas responsáveis pela execução das tarefas, incluindo o líder e a equipe de trabalho.
“Where? (onde?)”
Este ponto aborda o local onde o trabalho será realizado, considerando ambientes físicos e virtuais, bem como os custos envolvidos nessa etapa.
“When? (quando?)”
Definir prazos para cada aspecto da atividade, incluindo o início e o término do trabalho, o tempo para cada pessoa executar as tarefas e as entregas intermediárias.
“How? (como?)”
Este estágio trata de como o trabalho será realizado, incluindo padrões a seguir, parâmetros legais e etapas do ciclo de vida a serem executadas.
“How much? (quanto?)”
Finalmente, este ponto envolve a definição dos custos necessários para o desenvolvimento da atividade, revisando os itens anteriores, se necessário.
Responder a essas perguntas permite uma identificação precisa dos aspectos a serem considerados na ação, bem como a antecipação de variáveis que possam interferir no projeto.
Fonte: SEBRAE
Porque fazer 5W2H?
O plano de ação 5W2H é altamente recomendado para todos os gestores que desejam ter uma compreensão mais clara do escopo de seus projetos e encontrar soluções simples.
Por meio das perguntas e respostas, é possível documentar detalhes essenciais do projeto. Isso garante que todos os envolvidos estejam cientes de suas responsabilidades, prazos e, acima de tudo, da meta a ser alcançada.
O aspecto mais atrativo deste plano de ação é que não requer um vasto conhecimento técnico. Portanto, se você está buscando uma maneira rápida de compreender ou explicar seu projeto, este método pode ser ideal para você.
Quais os benefícios do 5W2H?
Existem várias vantagens em utilizar o framework 5W2H. Algumas das principais incluem:
- Versatilidade: é uma ferramenta flexível e aplicável em uma ampla variedade de projetos e situações;
- Agilidade: permite colocar rapidamente o planejamento em prática e estruturar as iniciativas de forma eficiente;
- Facilita brainstorms: auxilia na geração e organização de ideias durante sessões de brainstorming, tornando o processo mais direcionado e produtivo;
- Clareza e objetividade: ajuda a definir com clareza as atividades a serem realizadas, os responsáveis por cada uma, os prazos e outros detalhes importantes, promovendo uma comunicação mais eficaz e evitando mal-entendidos;
- Identificação de lacunas: facilita a identificação de lacunas no planejamento, permitindo que sejam tomadas medidas corretivas antes que se tornem problemas maiores;
- Atribuição de responsabilidades: auxilia na atribuição clara de responsabilidades a cada membro da equipe, evitando duplicação de esforços e garantindo que todas as tarefas sejam realizadas dentro do prazo e com qualidade;
- Monitoramento e controle: facilita o acompanhamento do progresso do projeto, permitindo que os gestores identifiquem rapidamente desvios e façam ajustes conforme necessário.
Onde utilizar o 5W2H no RH?
A partir da ferramenta 5W2H, é possível criar um passo a passo que oferece um direcionamento claro para o trabalho. Esse método é especialmente valioso em projetos realizados em equipe, pois assegura que todos compreendam bem o objetivo e as etapas do processo.
No departamento de RH, o plano de ação 5W2H pode ser utilizado em diversas situações, tais como:
1. Implementação de um novo sistema de avaliação de desempenho
Utilizando o 5W2H, é possível definir claramente o que será realizado, por que é necessário implementar o novo sistema, quem será responsável por cada etapa, onde e quando será realizado, como o sistema será implementado e quanto custará.
2. Organização de um programa de treinamento
O 5W2H pode ajudar a planejar e organizar todas as etapas do programa de treinamento, desde a identificação das necessidades de treinamento, a seleção de fornecedores, a definição de datas e locais, até a avaliação dos resultados do treinamento.
3. Desenvolvimento de uma campanha de recrutamento
Ao utilizar o 5W2H no RH, é possível definir os objetivos da campanha, os canais de recrutamento a serem utilizados, os responsáveis por cada etapa, os prazos de execução, os recursos necessários e os custos envolvidos.
4. Implantação de um programa de qualidade de vida no trabalho
Com o 5W2H, é possível estabelecer as ações a serem realizadas para promover a qualidade de vida no trabalho, como a realização de pesquisas de clima organizacional, a implementação de políticas de flexibilidade de horário, a organização de atividades de integração, entre outras.
Como fazer 5W2H no RH na prática
Agora que você já sabe o que é o 5W2H, por que fazer e quais os benefícios, é hora de entender como ele pode ser aplicado no RH. Acompanhe!
Para aplicar o 5W2H no departamento de Recursos Humanos (RH) na prática, é importante seguir uma abordagem sistemática. Aqui está um guia passo a passo:
Passo 1: Identificar o projeto ou processo a ser abordado
Primeiramente, determine claramente qual é o objetivo ou a demanda que o departamento de RH precisa atender. Isso pode incluir desde a implementação de um novo programa de treinamento até a revisão dos processos de recrutamento e seleção.
Passo 2: Formular as perguntas 5W2H
Com base no objetivo identificado, formule as perguntas fundamentais do 5W2H:
- What? (O que será feito?)
- Why? (Por que será feito?)
- Who? (Quem será responsável?)
- Where? (Onde será feito?)
- When? (Quando será feito?)
- How? (Como será feito?)
- How much? (Quanto custará?)
Passo 3: Responder às perguntas de forma detalhada:
Reúna informações relevantes e responda a cada uma das perguntas com o máximo de detalhes possível. Por exemplo:
- What?: implementação de um programa de mentoria para novos funcionários;
- Why?: para facilitar a integração dos novos colaboradores e acelerar seu desenvolvimento profissional;
- Who?: o departamento de RH será responsável pela coordenação do programa, com a colaboração dos gerentes de equipe para identificar mentores adequados;
- Where?: as sessões de mentoria serão realizadas nas instalações da empresa ou remotamente, conforme necessário;
- When?: o programa começará no próximo trimestre e será contínuo ao longo do ano, com sessões de mentoria agendadas regularmente;
- How?: as sessões de mentoria serão estruturadas com base em objetivos claros, usando uma combinação de reuniões presenciais e virtuais, materiais de suporte e avaliações de progresso;
- How much?: os custos incluirão tempo de pessoal para coordenação, desenvolvimento de materiais de treinamento e eventuais despesas com ferramentas de comunicação online.
Passo 4: Documentar o plano de ação
Registre todas as respostas em um documento formal, de preferência em um formato que seja fácil de compartilhar e acessível a todos os envolvidos.
Passo 5: Comunicar e implementar
Compartilhe o plano de ação com todas as partes interessadas e implemente as etapas conforme o cronograma estabelecido.
Passo 6: Monitorar e ajustar
Acompanhe regularmente o progresso do plano de ação, faça ajustes conforme necessário e esteja preparado para lidar com quaisquer desafios que surjam ao longo do caminho.
Agora que você já sabe como funciona o 5W2H no RH, continue acompanhando o blog da Plantar Educação para mais conteúdos como esse!