Convença sua liderança sobre a importância da Admissão Digital

Um aperto de mãos, ilustrando o conceito de Admissão Digital.

O processo de admissão de um colaborador tem início após a conclusão das etapas de recrutamento e seleção, quando o candidato ideal para a vaga em aberto é escolhido pelos profissionais de recursos humanos e liderança.

A partir desse ponto, começa o envio e a assinatura de documentos, um procedimento que pode ser demorado e cansativo na ausência das ferramentas adequadas. Tradicionalmente realizado de forma presencial, o processo de admissão está sendo cada vez mais digitalizado, ganhando relevância no mercado e nas empresas.

A tecnologia permitiu que as etapas do processo de admissão fossem simplificadas, agilizando as atividades do departamento de RH e proporcionando um primeiro contato mais tranquilo para o colaborador com sua nova empresa.

Mas o que é admissão digital, como ela funciona e quais são os benefícios tanto para os funcionários quanto para a empresa? Este artigo abordará essas questões, explicando por que adotar esse modelo pode ser vantajoso para o seu negócio.

O que é admissão digital?

A admissão é o processo de oficializar a contratação de um novo funcionário

Geralmente, nesta etapa, os profissionais já passaram por todas as fases de recrutamento e foram selecionados para o cargo. Após a confirmação da aprovação, é necessário reunir todos os documentos para elaborar o contrato, assinar a carteira de trabalho e conceder os benefícios.

Um dos principais inconvenientes deste modelo tradicional é o trabalho, tempo e dinheiro necessários para coletar todos os documentos exigidos. Frequentemente, o profissional precisa fazer várias cópias, imprimir diversas folhas e realizar múltiplas visitas à sede da empresa para entregar toda a documentação necessária.

Na admissão digital, toda essa burocracia é resolvida de forma remota. Os novos colaboradores digitalizam os documentos solicitados pela empresa e os enviam pela internet. Existem até plataformas específicas desenvolvidas para esse fim, que auxiliam no armazenamento dos documentos e na organização das solicitações.

Além da facilidade no envio, a admissão digital também possibilita que o colaborador comece a trabalhar mais rapidamente, o que favorece a produtividade, pois eventuais ausências podem ser preenchidas com maior agilidade.

Como ela funciona na prática?

Atualmente, com o avanço da tecnologia, muitos processos seletivos são completamente digitais, especialmente quando a vaga é para trabalho remoto. 

As entrevistas e testes são realizados por videoconferência, tornando possível a seleção sem a necessidade de encontros presenciais. Mesmo quando a seleção ocorre de forma tradicional, o departamento de Recursos Humanos pode optar por realizar a admissão de forma digital.

Nesse modelo, toda a comunicação e envio de documentação são feitos por dispositivos eletrônicos. Para otimizar esse processo, muitas empresas investem em softwares específicos de RH para o armazenamento e organização desses documentos.

Essa abordagem não apenas agiliza o processo, mas também reduz o uso de papel, alinhando-se à crescente preocupação do mercado com a sustentabilidade ambiental.

Com a introdução da carteira de trabalho digital, finalizar esse procedimento se tornou ainda mais simples, pois o colaborador não precisa mais se deslocar até a empresa para entregar e assinar o documento. Além disso, as ferramentas de assinatura eletrônica facilitam significativamente essa etapa.

Quais os benefícios da admissão digital nas empresas?

A admissão digital traz uma série de benefícios significativos para o processo de contratação de novos colaboradores. Confira os principais abaixo:

  • Redução de tempo e custos: simplifica o processo seletivo, permitindo que os candidatos enviem documentos rapidamente pela internet, agilizando a finalização pelo departamento de RH. Isso resulta em economia de recursos financeiros com materiais e transporte;
  • Segurança: utiliza-se softwares de gestão de RH que garantem o armazenamento seguro dos documentos conforme as leis de proteção de dados, como a LGPD, e facilita a integração com sistemas como o Esocial para conformidade legal;
  • Agilidade: possibilita o envio imediato de informações essenciais via internet, eliminando atrasos e espera durante o processo de admissão;
  • Autonomia: permite que os colaboradores preencham formulários e assinem contratos de forma remota e flexível, facilitando a transição entre empregos;
  • Praticidade: oferece uma solução rápida e confortável para as demandas de RH, tornando a empresa mais competitiva na aquisição de talentos;
  • Sustentabilidade corporativa: reduz significativamente o uso de papel e o impacto ambiental, contribuindo para uma imagem corporativa mais sustentável e moderna;
  • Inovação: moderniza o processo de admissão, tornando-o mais atrativo para talentos e aumentando a eficiência e produtividade do setor de RH.

Por que você deveria adotar a admissão digital

Além dos benefícios que citamos acima, a rapidez do processo e a conveniência proporcionada ao colaborador são extremamente valorizadas pela empresa por várias razões, sendo uma delas o estabelecimento de um relacionamento positivo entre empregador e empregado desde o início.

O recrutamento, seleção e admissão são etapas importantes para garantir a satisfação do novo colaborador. De fato, algumas empresas perdem talentos promissores por não estarem preparadas para esse primeiro contato. 

Além disso, a economia é um fator importante tanto para a empresa quanto para o colaborador. Embora haja um investimento inicial em softwares, a longo prazo, os benefícios incluem economia de espaço para armazenamento de documentos e redução no uso de papel. 

Além disso, o colaborador também economiza em deslocamento e despesas relacionadas à documentação.

Na prática: como fazer um processo de admissão digital?

A admissão digital começa com a implementação de um software especializado em gestão de RH que ofereça esse recurso. Atualmente, há várias opções no mercado que permitem automatizar e digitalizar o processo de admissão, incluindo a coleta de informações dos candidatos e a integração dos novos colaboradores de forma online.

Para escolher a plataforma de admissão digital ideal para sua empresa, considere os seguintes passos:

  1. Mapear os processos de admissão atuais: analise os fluxos de trabalho existentes para identificar quais recursos podem ser otimizados através da admissão digital;
  2. Examinar os requisitos legais: certifique-se de que a ferramenta escolhida esteja em conformidade com todas as regulamentações legais aplicáveis;
  3. Entender os custos: compare os custos e os serviços oferecidos para tomar uma decisão informada;
  4. Avaliar as tendências do mercado: mantenha-se atualizado sobre as inovações e tendências do mercado, e compreenda como elas podem beneficiar o processo de admissão digital;
  5. Comparar recursos: escolha a plataforma que melhor atenda às necessidades específicas da sua empresa, conforme identificado na fase de mapeamento.

Geralmente, após identificar o candidato mais adequado para a vaga, a empresa envia um formulário contendo informações sobre o cargo, descrição, salário e benefícios oferecidos.

O futuro colaborador então anexa a documentação solicitada e preenche os formulários online. Após a coleta dos dados, o setor de Recursos Humanos revisa e valida as informações, encaminhando-as ao departamento contábil para integração no eSocial.

Com essa etapa finalizada, resta ao novo colaborador comparecer na data agendada para iniciar suas atividades ou, no caso de home office ou teletrabalho, estar disponível no local designado.

Simples e fácil, não é mesmo?

Como convencer a liderança a adotar uma admissão digital?

Agora que você já sabe o que é a admissão digital, seus benefícios e como aplicar, chegou o momento mais esperado: como convencer a liderança ou diretoria a adotá-la? 

Convencer a liderança a adotar uma admissão digital requer a apresentação de argumentos sólidos que demonstrem os benefícios tangíveis e intangíveis dessa mudança. 

Primeiramente, é importante destacar a eficiência e produtividade que a digitalização proporciona. Ao reduzir o tempo gasto em tarefas administrativas, como preenchimento e arquivamento de formulários, a equipe pode se concentrar em atividades estratégicas e de maior valor. Além disso, a automatização de processos repetitivos é um grande benefício.

A economia de custos é outro ponto importante uma vez que a digitalização reduz a necessidade de papel, impressão e espaço de armazenamento físico. Além disso, diminui a incidência de erros humanos, o que economiza custos com correções e retrabalhos. 

No que diz respeito à conformidade e segurança, os processos digitais garantem que todas as etapas necessárias para conformidade legal e regulatória sejam seguidas, além de oferecer maior segurança para dados sensíveis, com backup automático e controle de acesso.

Por fim, sugerir uma implementação gradual pode ser uma estratégia eficaz. A realização de um projeto piloto em um departamento ou grupo específico permite testar e ajustar o processo antes de uma adoção completa. 

Propor um plano de treinamento e suporte contínuo também garante uma transição suave e a aceitação dos funcionários. Ao combinar esses argumentos com uma apresentação clara, dados concretos e um plano detalhado de implementação, é possível aumentar significativamente as chances de convencer a liderança a adotar a admissão digital na organização.

Agora que você já sabe como convencer sua liderança a adotar a admissão digital na sua empresa, continue acompanhando o blog da Plantar Educação para mais conteúdos como esse!

Por:
Pai, filho, educador e apaixonado por inovação! Graduado em Gestão de Tecnologia da Informação com MBA em Liderança e Gestão Empresarial. Já são mais de 20 anos com atuação em empresas ligadas ao Agronegócio nas áreas de gestão, consultoria e educação corporativa.
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