Diferente de cursos comuns, o workshop é focado no alinhamento entre teoria-prática e também na experiência de quem participa.
Organizar eventos e workshops é uma demanda cada vez mais estratégica para as empresas, sendo uma atividade complexa, que exige atenção e planejamento frequentes, antes, durante e após a promoção do evento.
Por isso, preparamos um passo a passo para lhe ajudar a organizá-los com sucesso.
Benefícios da promoção de um workshop para a empresa
Eventos e workshops ajudam a posicionar a empresa, o que leva a um fortalecimento da marca, aumentando a visibilidade e a relevância da organização perante seus públicos de interesse.
Além disso, eles ajudam as empresas a se tornarem referência em determinado assunto, o que é, hoje, um grande diferencial.
Organizar um evento ou workshop é uma forma de aproximar pessoas e empresas que podem se interessar pelo produto ou serviço que você oferece.
Passo a passo para organizar um workshop na sua empresa
Montar um workshop exige muito planejamento e organização – afinal de contas, este tipo de evento conta com algumas particularidades e pode necessitar de itens especiais para ser realizado. Tudo irá depender do tema do workshop e das atividades planejadas para o evento.
Preparamos um passo a passo para ajudá-lo nesse momento:
1. Defina um plano de ensino
O primeiro passo para realizar um workshop é a definição do plano de ensino – ou seja, a estruturação dos temas, subtemas e das atividades que serão abordadas ao longo do evento. Para isso, considere os seguintes pontos:
- Qual é o tema principal do workshop?
- Quais assuntos devem ser abordados dentro desse tema?
- Os participantes precisam levar algum material para participar das atividades?
- Quais serão os métodos de avaliação?
- Que aspectos irão demonstrar que os participantes atingiram os objetivos propostos e aprenderam o conteúdo?
Lembre-se de que todos os aspectos do plano de ensino do workshop devem ser informados com clareza ao público.
É importantíssimo escolher uma temática que seja tendência no seu segmento de atuação e que agrade o público.
Fazer uma pesquisa sobre os temas que estão sendo utilizados pelos concorrentes pode ajudar a gerar excelentes ideias!
2. Escolha os palestrantes e mediadores
Escolher o mediador/palestrante perfeito para o seu workshop vai depender de três características: público, didática e tema!
Em relação ao tema, você deve buscar profissionais que sejam referência na área. E, para o workshop se tornar atrativo, é importante encontrar um palestrante que fale a mesma linguagem do público esperado no evento.
Uma das grandes dificuldades é prender a atenção do público. Por isso, o palestrante deve agregar valor à experiência do seu público, mas deve, principalmente, saber ensinar e transmitir o conteúdo da forma mais didática possível.
3. Tenha a estrutura certa
Todas as questões de infraestrutura do evento dependem, inicialmente, do número de participantes e das atividades a serem desenvolvidas. Estes pontos irão direcionar a decisão de itens como:
- Aluguel de mesas e cadeiras;
- Aluguel do espaço do evento (sala, auditório, centro de convenções…);
- Estrutura de som, vídeo e internet;
- Kit com materiais para os participantes;
- Agenda do evento (ordem de abordagem do conteúdo e realização das atividades);
- Controle de entrada e credenciamento.
Para assegurar todos os itens necessários para o workshop, o ideal é manter o controle do evento em um checklist. Assim você acompanha cada detalhe.
4. Faça a divulgação do workshop
Depois de definir o plano de ensino do workshop, pensar nas atividades a serem realizadas e organizar os itens necessários para a estrutura do evento, é hora de planejar a divulgação!
Se o público for os colaboradores da sua empresa, conte com a divulgação nos canais de comunicação da empresa. Programe um cronograma e reforce quando estiver perto da data.
Não se esqueça também de informar todos os detalhes do workshop nos materiais, desde a data e horário do evento até o nome dos especialistas que conduzirão o trabalho.
5. Acompanhe o trabalho das equipes ou profissionais envolvidos
Para promover um evento, conta-se com diversos parceiros, fornecedores, equipes envolvidas. Lembre-se de manter um acompanhamento detalhado do andamento dos trabalhos para evitar surpresas de última hora.
Além do controle, é importante sempre motivar os envolvidos, todos têm o objetivo em comum de tornar o evento ou workshop um sucesso.
6. Invista no pós-evento
Esta é uma etapa que por vezes é erroneamente negligenciada e que deve fazer sempre parte de um planejamento assertivo de eventos ou worskhops. Colete o feedback do público participante, verifique quais foram os pontos de destaque e os que podem ser melhorados.
Aposte em uma pesquisa de satisfação pode ser distribuída ao final da apresentação ou então enviada por e-mail com perguntas sobre o conteúdo apresentado, performance do palestrante e estrutura oferecida.
Esperamos que as nossas dicas tenham ajudado você a aprimorar a organização do seu workshop! Para mais dicas como essa, continue acompanhando o Blog da Plantar Educação.
