Sabemos que a implantação de um novo sistema pode causar algumas dificuldades e dúvidas nos colaboradores, por isso, o treinamento ERP é tão importante: é com ele que todos estarão preparados para utilizar o melhor da nossa ferramenta.
Após realizar muitas pesquisas, o gerente de TI ou liderança equivalente pode entender que é o momento ideal para a contratação de um novo sistema que visa melhorar e otimizar alguma parte da empresa, se não a empresa toda.
E quando a empresa passa por essa implementação, os colaboradores podem ficar com diversas dúvidas e receio. Afinal, nem sempre o processo é rápido e de fácil entendimento. Dependendo da necessidade, pode-se durar dias ou meses.
Por esse motivo, um treinamento ERP se faz extremamente necessário.
Mas como realizar esse treinamento? Qual passo a passo seguir? A resposta para essas e outras dúvidas, você encontrará neste conteúdo! Vamos lá?
Afinal, o que é um ERP?
Um ERP (Enterprise Resource Planning ou Planejamento de Recursos Empresariais) é um sistema de gestão que integra diferentes operações do negócio em um único lugar, centralizando as informações.
Um sistema ERP é composto por diversos módulos (como Financeiro, Vendas, Compras, Recursos Humanos, Estoque, Contabilidade, Controladoria, Fiscal, Logística e Produção),que compartilham a mesma base de dados, portanto, são capazes de “conversar” entre si e automatizar os processos.
Um ERP é dividido em várias “camadas”, que podemos
resumir em:
- Interface: parte do sistema visível aos usuários, onde são realizados os comandos que transmitem informações;
- Processamento: consiste na utilização de dados para responder a um determinado comando realizado pelo usuário;
- Armazenamento: local em que os dados são guardados com segurança, possibilitando a exportação.
Ou seja, ERP é a tecnologia que possibilita que você troque milhões de planilhas espalhadas aos quatro cantos por um sistema centralizador, que te mostre de forma organizada e coesa aquilo que você precisa, após um simples comando.
Por que investir em um ERP?
Ao adotar um sistema de ERP como uma ferramenta de gestão, o tempo investido em tarefas manuais se torna disponível para a criação de novas estratégias e planejamentos de crescimento para a empresa.
Assim, é possível reduzir custos, aumentar a produtividade, economizar recursos, automatizar e padronizar processos.
Além disso, o ERP reúne todas as informações importantes do seu negócio em único lugar, facilitando análises de resultados e também a atualização de novos dados. Os gestores conseguem registrar, organizar e controlar todos os departamentos da companhia, podendo tomar decisões assertivas com base em informações seguras.
Tudo isso acontece por meio de ferramentas específicas para cada segmento. Confira os principais benefícios de um ERP:
- Facilita a tomada de decisão;
- Melhora a comunicação;
- Aumenta a produtividade;
- Reduz os custos;
- Maximiza o controle;
- Proporciona segurança da informação;
- Eleva o compliance.
Como saber que sua empresa precisa de um ERP?
Para saber a hora certa de implantar um sistema ERP, é necessário analisar os pontos críticos do cenário atual da empresa, seja em relação à dificuldade de acesso às informações ou devido a falta de integração entre os setores.
Conheça as funções da ferramenta para que ela possa atingir suas expectativas da melhor forma.
Para te ajudar, reunimos 5 pontos que farão você identificar se há uma necessidade de implementação na sua empresa:
- Armazenamento de dados: Consigo obter as informações atualizadas e confiáveis de forma rápida e segura?
- Situação financeira: O que tenho exatamente a receber e a pagar hoje, a curto, médio e longo prazo?
- Qualidade e cumprimento dos prazos: Atendo os clientes com qualidade?
- Controle de estoque: Qual é o meu estoque de produtos?
- Orçamento: Quanto dinheiro estou perdendo x Quanto dinheiro há disponível para investir na melhoria dos processos?
Essa decisão precisa ser muito bem pensada e planejada. Afinal, é um relacionamento a longo prazo.
Após escolhido o ERP ideal para a sua empresa, é hora de implantar, certo? Confira no próximo tópico todas as nossas dicas para que seja uma implantação de sucesso!
Montando um treinamento ERP em 5 passos
Agora que você já sabe o que é um ERP, seus benefícios e como saber qual o momento certo de investir, é chegado a hora de saber como apresentar tudo isso para seus colaboradores.
Como? Com um treinamento ERP!
Por isso, preparamos estas dicas, para que você saiba como montar um treinamento passo a passo de seu novo software. Acompanhe:
1. Conte com um planejamento
A implementação de um novo software na empresa é algo que requer um bom planejamento.
Como a tecnologia integra grande parte do dia de trabalho de alguns profissionais, é preciso considerar que qualquer mudança neste setor pode gerar problemas se não for feita com planejamento.
Para isso, desevolva esse planejamento considerando algumas variáveis:
- O perfil dos profissionais;
- O tipo de negócio em que a empresa está envolvida;
- Qual software será implementado.
2. Faça o treinamento em grupos
A implementação de um novo aplicativo em uma empresa é um processo delicado, que deve ser feito com um cronograma planejado.
O treinamento de ERP não deve ser dado para toda a empresa de uma vez só.
Pelo contrário, devem ser selecionados pequenos grupos, para que o treinamento se torne mais intimista e eficiente.
Quer uma dica? Faça o treinamento por departamentos. Isso ajuda a aplicar as possibilidades do software no dia a dia dos profissionais. Interessante também a formação de usuários chave que irão disseminar o conhecimento dentro da empresa.
3. Crie um projeto-piloto
Para todo tipo de implementação, é importante realizar um teste com o máximo de características reais que for possível.
Isso significa dar início a um projeto-piloto usando o novo software. Mas sem envolver toda a empresa.
Escolha um departamento específico para ser o primeiro a usar este novo aplicativo e monitore de perto a forma como essa adoção acontece.
Após isso, você saberá pontos para ficar de olho e o que deu certo para continuar implementando nos demais departamentos.
4. Conte com materiais de apoio
Um treinamento ERP não se restringe à linguagem oral, com demonstrações práticas. Para que um software possa ser implementado sem problemas em uma empresa, é essencial que também seja criado um material de apoio para a equipe consultar.
Isso significa desenvolver um guia ou tutorial, no formato que for mais conveniente, para mostrar a melhor forma de utilizar o novo aplicativo.
Para um treinamento ERP on-line condire utilizar a tecnologia EAD, de maneira que o conhecimento possa ser disseminado para todos da mesma maneira, podendo ser acessada a qualquer momento e em qualquer lugar, bastando apenas ter acesso à internet.
5. Demonstre transparência sempre
É importante que as lideranças responsáveis pelas implementações de aplicativos tenham sempre um diálogo aberto com o resto da equipe a respeito dos programas utilizados.
Fica muito fácil para os outros profissionais permanecerem em suas zonas de conforto se não compreenderem bem o motivo que levou a empresa a buscar um novo software.
Sendo assim, seja transparente e busque explicar de forma contextualizada o que está acontecendo e os motivos que levaram à transição.
Como vimos, o treinamento ERP é necessário para que os colaboradores aprendam a utilizar o novo sistema e consigam aproveitar integralmente todas as funcionalidades disponíveis. Boa sorte!
