Reuniões remotas e híbridas: 5 dicas para fazer do jeito certo

Josivan Mesquita da Conceição
Reuniões Remotas

O trabalho remoto tem sido adotado pelas empresas como forma de manter suas atividades e produtividade mesmo em cenários adversos. Como resultado, as reuniões remotas e híbridas também tem se tornando uma realidade cada vez mais comum nas empresas. 

Por isso, saber como elaborar e se organizar diante dessas reuniões é essencial para extrair o máximo de cada uma delas. Assim, é possível tomar as melhores decisões mesmo sem a necessidade de discutir as pautas da empresa pessoalmente. 

Sabendo disso, preparamos o artigo a seguir definindo boas práticas e dando dicas básicas para otimizar as suas reuniões híbridas e remotas. 

Continue a leitura para saber mais! 

O novo cenário das reuniões remotas nas empresas 

Reuniões feitas de forma remota são uma realidade nas empresas há muito tempo e tornaram a troca de informações e tomada de decisão menos burocráticas. Do onboarding de colaboradores até apresentações comerciais, as reuniões remotas tem atendido às necessidades das empresas sem exigir a presença de todos numa mesma sala. 

No entanto, nos últimos anos, a crise sanitária causada pela pandemia de covid-19 colocou o trabalho remoto como única opção para diversas empresas. Como resultado, as reuniões remotas se tornaram a opção padrão para que estas empresas continuem atuando mesmo em meio à crise. 

Segundo um levantamento da Fundação Instituto de Administração (FIA), 46% das empresas adotaram o home office durante a pandemia. Ainda no mesmo estudo, cerca de 67% das empresas entrevistadas tiveram alguma dificuldade para implantar o novo modelo no seu dia a dia. 

Uma das principais dificuldades apontadas é a falta de conhecimento dos colaboradores sobre as ferramentas e plataformas usadas no home office. Além disso, a dificuldade com os processos de TI das empresas também esteve entre as dificuldades enfrentadas. 

Essa pesquisa demonstra que por mais que o home office tenha crescido no país, ainda existem dificuldades de qualificação e de estrutura. Portanto, quando falamos sobre reuniões remotas, conhecer o seu time e a estrutura da sua empresa é essencial. 

Por isso, saber planejar reuniões remotas e híbridas vai além de fazer um roteiro organizado, também é preciso adotar boas práticas. Dessa forma, você será capaz de ter reuniões remotas e um teletrabalho muito mais eficaz e proveitoso. 

Reuniões remotas x Reuniões híbridas 

Ao falar sobre reuniões remotas, um outro modelo de reunião também vem à tona: as reuniões híbridas. Em resumo, as reuniões híbridas acontecem de forma presencial e à distância ao mesmo tempo. Ou seja, temos pessoas reunidas em um só ambiente interagindo com pessoas que não estão presentes naquele mesmo local. 

As reuniões híbridas atendem a empresas que nem sempre podem reunir todos os integrantes de uma reunião em um mesmo local. Por exemplo, uma empresa que busca parcerias em outro estado pode usar uma reunião remota como forma de apresentar sua equipe a um novo parceiro. 

Esse formato também funciona para organizações que trabalham no modelo híbrido, com colaboradores na sede da empresa e em home office. Dessa forma, é possível economizar tempo e recursos que seriam destinados a uma reunião presencial. 

A principal dificuldade das reuniões híbridas é que ela necessita da estrutura das reuniões remotas e presenciais simultaneamente. Porém, a flexibilidade e a otimização destas reuniões podem trazer inúmeros benefícios para as empresas. 

Planejando reuniões remotas por etapas 

Conforme vimos, as reuniões remotas tem crescido bastante e se uma atividade comum nas organizações. Porém, saber como planejar estas reuniões para extrair o máximo delas também é essencial para que elas deem certo. 

Uma das formas mais simples e organizadas de fazer isso é por meio da divisão de etapas de uma reunião. Por exemplo, você pode planejar sua reunião dividindo entre etapas que abrangem o antes, durante e o depois de cada reunião. 

Para cada uma dessas etapas você pode elaborar um checklist listando cada elemento que precisa estar presente ou ser checado. Dessa forma, você garante um melhor controle do processo e consegue prever problemas que podem afetar a qualidade da reunião quando ela estiver acontecendo. 

Antes 

Antes de realizar uma reunião, é necessário que você se atente a alguns tópicos principais, como a necessidade da reunião e os participantes. Por isso, antes de convocar qualquer reunião remota, híbrida ou presencial, verifique se ela é realmente necessária. 

Assim, você evita reuniões que poderiam ser substituídas por um e-mail ou uma conversa rápida e direta entre colaboradores. Por fim, existem itens que você pode incluir na sua checklist antes da reunião, como por exemplo: 

  • Planejamento da pauta;
  • Duração ideal da reunião;
  • Nomeação de mediadores;
  • Escolha da plataforma;
  • Verificação de acesso dos participantes.

Durante 

Quando se é o responsável por uma reunião, verificar o andamento enquanto ela está acontecendo é outro elemento importante. Nesse caso, é necessário adotar boas práticas para o bom andamento da reunião. 

Sendo assim, alguns dos aspectos que você precisa observar são: 

  • Experiência dos participantes;
  • Resolução de problemas técnicos;
  • Gerenciamento do tempo;
  • Registro das decisões.

Após 

Por fim, mas não menos importante, o período após a reunião também é importante e precisa de um acompanhamento. Aqui, você deve garantir que as decisões e comportamentos definidos na reunião realmente seguirão o fluxo esperado. 

Para garantir isso você pode levar em conta itens como: 

  • Envio de resumo da reunião aos participantes;
  • Manutenção da conversa sobre o que foi discutido;
  • Colhimento de feedback e impressões dos colaboradores.

Estes tópicos podem te ajudar a construir um planejamento base para suas reuniões remotas. No entanto, você também pode ampliar essas diretrizes para atender a necessidade da sua empresa e do seu time de colaboradores. 

5 dicas para planejar reuniões remotas 

Já que agora você sabe como planejar melhor as suas reuniões remotas, chegou a hora de colocar a mão na massa. Para isso, aqui vão 5 dicas chave para que você possa planejar e executar suas reuniões remotas do melhor jeito possível. 

Verifique o ambiente 

A definição do melhor local pode ser a diferença entre uma reunião mais produtiva e uma cheia de distrações e obstáculos. Por isso, verificar o ambiente escolhido para a reunião é essencial para obter reuniões melhores. 

Essa regra vale tanto para reuniões híbridas que necessitam de um espaço físico, quanto para as reuniões remotas, que exigem plataformas estáveis. Portanto, definir um ambiente que evite distrações e que não apresente muitos problemas técnicos é essencial. 

Lembre-se de fazer diversos testes antes de tomar sua decisão sobre o ambiente ideal. 

Cheque os equipamentos 

Outro ponto muito importante das reuniões remotas é a estrutura dos equipamentos utilizados para realizar a reunião. Além da falta de conhecimento técnico, equipamentos de baixa qualidade ou que não funcionam como deveriam são os vilões das reuniões remotas. 

Então, quando possível, verifique se todos os participantes tem o conhecimento e os equipamentos necessários para participarem da reunião remota. Dessa forma, você garante que todos os participantes terão condições de extrair o melhor da reunião e evitar atrasos e interrupções desnecessárias. 

Cuidado com as distrações 

Sempre que se fala em reunião remota, sempre lembramos do quanto é difícil lidar com as distrações e mudanças de foco. Sons externos, microfones abertos, má iluminação, interrupções: todos esses fatores podem prejudicar muito a sua reunião. 

Por mais que sejam complicadas, tente neutralizar essas distrações sempre que possível de maneira calma e amigável. Assim, você garante que a sua equipe foque no que realmente importa dentro da reunião. 

Planeje seus intervalos 

A recomendação é que reuniões remotas não durem tempo demais, se estendendo por horas a fio. Entretanto, sempre pode surgir a necessidade de fazer pausas, sendo que estas também precisam ser bem planejadas. 

Encarar telas por longos períodos de tempo também podem gerar cansaço e fadiga e afetar a concentração dos participantes. Por isso, sempre que for viável, planeje ou convoque pausas para reorganizar as ideias e retomar a reunião com tudo. 

Abuse da tecnologia disponível 

Para concluir, reuniões remotas estão muito ligadas às tecnologias de comunicação que facilitam ainda mais a vida. Por isso, abuse dessas tecnologias sempre que possível. 

Existem plataformas que permitem o uso de gráficos interativos, anotações e outras formas de interatividade que melhoram a dinâmica dessas reuniões. Sendo assim, extraia o melhor dessas plataformas para potencializar ainda mais os resultados do processo. 

Em conclusão, as reuniões remotas chegaram pra ficar e sempre que você planejar e acompanhar do jeito certo, você sempre irá colher o melhor que esse formato pode oferecer. 

Quer uma plataforma para qualificar seus colaboradores de maneira rápida e com flexibilidade? A Plantar tem! Oferecemos uma universidade corporativa de qualidade que gera aprendizagem de verdade na sua empresa. Fale com um de nossos especialistas e comece hoje mesmo. 

Compartilhe:

Share on facebook
Share on twitter
Share on linkedin
Share on whatsapp