Passo a passo para tornar as suas reuniões mais eficientes + 5 dicas

Marcos Paulo Barbosa
Passo a passo para tornar as suas reuniões mais eficientes + 5 dicas

Todo gestor se pergunta: como fazer reuniões eficientes, que realmente funcionem e tragam resultados? 

Isso porque, além de resolver pouca coisa, as reuniões improdutivas deixam um gosto frustrante de perda de tempo. 

De acordo com uma pesquisa da Harvard Business Review, 67% das reuniões são consideradas improdutivas e cerca de 15% do tempo total de horas de trabalho em uma organização é investido nestas reuniões. Esse percentual aumenta significativamente quando falamos de cargos mais altos, chegando a 33% nos CEOs.

Mas este não seria um fator negativo se o tempo gasto em reuniões fosse aproveitado de forma eficiente. 

E já que o tempo é um dos recursos mais valiosos para qualquer profissional e empresa, hoje vamos compartilhar com você algumas estratégias de como fazer reuniões eficientes.

Como fazer uma reunião produtiva passo a passo

1. O líder dá o tom

Se você é o líder da reunião, saiba que é o facilitador, que tem a responsabilidade de dar um tom positivo e produtivo e promover uma interação saudável entre os participantes.

Portanto, prepare-se para a reunião. Isso é, tenha os objetivos muito bem definidos e revise-os pouco antes, bem como os resultados esperados e a agenda.

Você terá que ajudar os membros do grupo a manterem-se focados no tema e a avançar nas definições. Faça um breve projeto de reunião, estabeleça uma agenda para ela e enquadre a reunião dentro disso.

2. Prepare os participantes

Não tem como fazer uma reunião produtiva sem a preparação dos participantes.

Para isso, use a tática do pré-trabalho. Dias antes da reunião, foque os integrantes da equipe no assunto. Dê tarefas referentes ao que será tratado, forneça informações novas e complementares.

3. Use os itens do pré-trabalho na reunião

Durante a reunião, vá utilizando os itens do pré-trabalho como um fio condutor. Se alguém entrar por outros assuntos, gentilmente, mas com firmeza, conduza o grupo de volta ao foco. E faça com que cada item esteja construído e consolidado antes de passar para o próximo.

4. Envolva os participantes

Cada equipe de trabalho tem vários tipos de personalidades presentes nas reuniões. Assim, existem colegas de trabalho tranquilos, apressados, que tentam dominar cada assunto para impor-se aos demais, retraídos que só escutam e não falam e outros tipos.

Quer saber como fazer uma reunião produtiva, apesar de tantas diferenças?

Basta facilitar a integração de todos, envolver e engajar cada participante na realização dos objetivos da reunião.

5. Pontue a reunião com itens de ação

Agir em função do que for produzido na reunião é o objetivo. Para conseguir isso da equipe, pontue a reunião com itens de ação específica.

Nomeie a ação e defina muito bem o nome da pessoa que se comprometeu a realizar aquele item. Coloque uma data para a consecução do item e explicite verbalmente o que constitui a conclusão do item da ação, fazendo uma espécie de acordo com o responsável.

6. Discuta cenários e barreiras

Enquanto a reunião se desenvolve, provoque ou acolha, se alguém manifestar, a visualização dos cenários na rotina do dia a dia, as barreiras que podem ser enfrentadas para que os membros da equipe alcancem os resultados de cada item.

Trate as barreiras como coisa natural. E sugira soluções

7. Defina a data da reunião seguinte

É importante sinalizar a data da próxima reunião ou, pelo menos, aproximadamente. Assim os membros da equipe sabem que, até lá, deverão ter feito alguns avanços e agirão nesse sentido.

Nas conversas de rotina, faça referências à próxima reunião, valorize a participação de cada um individualmente e comente o quanto achou a última reunião produtiva.

5 dicas bônus para reuniões mais eficientes

Acompanhe as cinco dicas a seguir e veja como tornar as reuniões online da sua empresa mais eficientes!

1. Planeje os tópicos da reunião

Quem for conduzir a reunião precisa ter em mente que um planejamento prévio dos tópicos é fundamental. Em outras palavras, ele deve ter toda uma organização dos assuntos que serão abordados e enviar aos convidados com antecedência. 

Com isso, na hora da reunião os participantes estarão bem mais inseridos na temática do encontro, facilitando a interação e a comunicação com os demais envolvidos.

2. Conheça e explore as ferramentas de reuniões online

Para que as reuniões online ocorram da melhor forma, ter domínio das ferramentas utilizadas é fundamental. Por causa da pandemia, existem aplicativos que estendem as funcionalidades da sua versão gratuita, visto o aumento na demanda por eles.

Nesse sentido, o ideal é dominar as funcionalidades de uma ferramenta específica com antecedência. O intuito disso é evitar problemas durante a reunião, não só em relação ao aplicativo, mas também no tocante à câmera, microfone e conexão com a Internet. Dentre as principais ferramentas podemos citar:

  • Google Hangouts;
  • Zoom;
  • Cisco Webex Meeting;
  • Microsoft Teams;
  • Skype;
  • ezTalks.

3. Registre informações importantes 

Durante a reunião online, anotar todas as ideias e discussões é algo que contribui bastante para aumentar a eficiência. Uma excelente alternativa é usar, por exemplo, um mapa mental. 

Por meio deste, é possível criar uma representação visual capaz não só de facilitar o entendimento dos participantes, mas também de promover a interação e a comunicação entre os envolvidos na reunião.

5. Compartilhe o que foi aprendido, suas ideias e muito mais 

Todas as notas, ideias e deliberações acordadas na reunião devem ser compartilhadas após o término. Isso pode ser útil nos casos em que um colaborador não pôde participar do encontro, por exemplo. 

Os aplicativos costumam oferecer meios de compartilhamento por meio de link, que pode ser enviado aos participantes.

Aplicando essas dicas práticas, os gestores terão êxito ao promoverem reuniões de trabalho.

Trabalhando com planejamento e foco, é possível tornar aquele encontro entediante e demorado em uma reunião produtiva, eficiente e bem vista aos olhos de seus colaboradores.

Pronto para ter mais reuniões eficientes? Continue acompanhando o Blog da Plantar Educação para mais dicas que vão ajudar a melhorar a eficiência da sua empresa e dos seus colaboradores! 

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