O primeiro dia de trabalho em uma nova empresa geralmente é marcado por muita ansiedade e expectativa. Por isso, o processo de preboarding ganha destaque, sendo uma maneira de iniciar a integração antes mesmo do início oficial. Para o empregador, garantir que o novo colaborador se sinta acolhido desde o início é essencial para uma boa adaptação.
O onboarding, por sua vez, é uma etapa crucial para ajudar os novos contratados a se ajustarem ao ambiente de trabalho. No entanto, não é necessário esperar o primeiro dia para iniciar esse processo de integração.
É aqui que o conceito de preboarding se torna importante. A seguir, você entenderá o que ele significa, os benefícios que oferece e como implementá-lo na prática. Acompanhe!
O que é preboarding?
O preboarding é a etapa de integração do novo colaborador que ocorre entre a aceitação da oferta de trabalho e o primeiro dia oficial na função. Esse processo tem como objetivo preparar o profissional para o início de suas atividades e facilitar sua adaptação ao ambiente da empresa.
Durante o preboarding, o recém-contratado começa a se familiarizar com a cultura da organização. Essa fase também inclui a realização de tarefas burocráticas, como assinatura de documentos obrigatórios e exames médicos admissionais.
Também conhecido como pre-onboarding, esse processo busca proporcionar uma transição tranquila para o novo ambiente de trabalho, reduzir a ansiedade do colaborador e fazer com que ele se sinta acolhido antes mesmo de começar oficialmente suas atividades.
Qual a diferença entre preboarding e onboarding?
Embora façam parte da mesma jornada de integração, preboarding e onboarding atuam em momentos diferentes.
Para entender melhor, pense no termo “boarding”, que em português significa embarque. Imagine que você tem uma viagem marcada. Antes de embarcar, você precisa organizar sua mala, revisar documentos e planejar os detalhes. Esse período de preparação seria o equivalente ao preboarding.
Assim como na viagem, o preboarding prepara o colaborador para o “embarque” na empresa, cuidando de etapas importantes antes do primeiro dia oficial. O onboarding, por outro lado, começa a partir do momento em que o colaborador inicia suas atividades na nova função.
O onboarding envolve atividades como:
- Organização do espaço físico e digital;
- Reuniões com o RH;
- Apresentação à equipe;
- Treinamentos iniciais;
- Alinhamento de expectativas.
O preboarding, como o próprio nome sugere, acontece antes do onboarding, abrangendo o período entre o aceite da oferta e o início oficial do trabalho. Ambos os processos são complementares e indispensáveis para garantir uma boa experiência de integração.
Por que o preboarding é importante?
O preboarding oferece benefícios tanto para o colaborador quanto para a empresa.
Para o profissional, é uma oportunidade de se sentir acolhido antes mesmo de começar oficialmente suas atividades. Isso ajuda a reduzir a ansiedade e transmite uma impressão positiva da empresa. Como diz o ditado: “A primeira impressão é a que fica“. O preboarding é a chance de causar essa boa impressão.
Ao ser bem recebido, o colaborador percebe que a empresa se preocupa com sua integração e bem-estar, o que aumenta a motivação.
Para a empresa, o preboarding contribui para a retenção de talentos e para a construção de uma relação de confiança. Além disso, ao sentir-se mais preparado e acolhido, o novo funcionário começa suas atividades de maneira mais focada e produtiva, o que é benéfico para todos.
Passos para criar um processo de preboarding eficiente
Agora que você já viu a importância do preboarding, vamos ao passo a passo para implementá-lo de forma eficaz na sua empresa:
1. Estabeleça uma comunicação clara e acolhedora
Após o término do processo seletivo, o novo colaborador pode estar sentindo um misto de alegria e nervosismo. Por isso, é fundamental estabelecer uma comunicação que transmita segurança e acolhimento. Envie uma mensagem de boas-vindas, ressaltando o quanto a empresa e o gestor estão felizes em tê-lo como parte da equipe.
É importante destacar que tudo está sendo organizado para recebê-lo da melhor maneira possível. Para reduzir a ansiedade, compartilhe também um cronograma com as etapas que ele pode esperar nas próximas semanas, como prazos para assinatura de documentos, exames admissionais e outros preparativos necessários.
Isso demonstra organização e cuidado, ajudando o colaborador a sentir-se mais confiante antes de iniciar oficialmente.
2. Envie materiais importantes antes do primeiro dia
Não é necessário esperar o início oficial para fornecer informações essenciais ao novo colaborador. Antecipe-se enviando materiais como as políticas internas, manuais de conduta e documentos que sejam úteis para sua adaptação.
Disponibilizar esses materiais digitalmente facilita o acesso e permite que o profissional comece a se familiarizar com a empresa.
Além disso, garanta que todos os equipamentos e ferramentas necessários para o trabalho, como laptop, mouse e aplicativos já configurados, estarão prontos para uso. Esse tipo de preparação evita contratempos no primeiro dia e permite que o novo funcionário inicie suas atividades com mais segurança e foco no aprendizado de suas funções.
3. Apresente a cultura organizacional e a equipe
Fazer o novo colaborador conhecer a cultura da empresa e sua equipe antes do início oficial é uma excelente maneira de facilitar sua integração. Compartilhe vídeos, guias ou materiais que expliquem os valores, missão e visão da organização, ajudando-o a alinhar expectativas e a se conectar com o propósito do negócio.
Além disso, apresente-o à equipe de forma antecipada. Isso pode ser feito com um e-mail de apresentação para o time ou até mesmo uma breve videoconferência.
Essa interação inicial é uma ótima forma de dar as boas-vindas e mostrar que ele é esperado com entusiasmo, promovendo um senso de pertencimento desde o início.
A Plantar Educação auxilia na criação do preboarding e onboarding
Integrar colaboradores de forma eficiente é uma prioridade crescente para as empresas, especialmente como parte de uma estratégia para fortalecer o employer branding. Embora seja possível realizar esse processo manualmente, a falta de agilidade pode dificultar as etapas e prolongar o período de adaptação dos profissionais.
É por isso que a Plantar Educação se destaca como uma solução ideal para empresas, especialmente no setor agro. Com a plataforma de educação corporativa online, a Plantar oferece ferramentas avançadas que tornam os processos de preboarding e onboarding mais ágeis e eficazes.
Além de otimizar a produtividade nesse momento crucial, a Plantar Educação permite que as equipes de RH e gestores dediquem mais tempo a atividades estratégicas, enquanto o onboarding é realizado de maneira tranquila e eficiente.
Com uma interface intuitiva e recursos personalizáveis, a plataforma facilita a comunicação com os novos colaboradores, garantindo que eles se sintam acolhidos e bem orientados desde o início. A solução também oferece possibilidades de treinamento gamificado, tornando a integração mais envolvente e alinhada com os objetivos da organização.
Outro diferencial é a capacidade de criar planos de integração específicos, adaptados às necessidades de cada cargo ou departamento, promovendo uma experiência mais personalizada para os colaboradores.
Além disso, a plataforma da Plantar Educação fornece dashboards e relatórios em tempo real, dando visibilidade completa ao RH e aos gestores sobre o progresso de cada etapa do processo. Isso permite ajustes rápidos e garante que o onboarding seja conduzido da melhor forma possível.
Com a Plantar Educação, a integração dos colaboradores vai além da adaptação inicial: é uma experiência estratégica, personalizada e alinhada com os valores e metas da empresa.
Agora que você já sabe como criar um processo de preboarding eficiente, continue acompanhando o blog da Plantar Educação para mais conteúdos como esse.
