Onboarding Remoto: o que é e dicas básicas de como fazer

Josivan Mesquita da Conceição
onboarding remoto

Construir processos para adaptação de novos colaboradores no ambiente corporativo ainda é um desafio para muitos gestores. Por esse motivo, a ferramenta de onboarding é de extrema importância para a construção de uma cultura acolhedora dentro da empresa. No entanto, uma série de fatores se mostram como obstáculos para a ferramenta: contratações feitas em diferentes localidades (no caso de organizações de porte mais elevado) e mais recentemente a pandemia são apenas alguns exemplos. É para superar estes obstáculos que surge uma alternativa mais flexível do onboarding: o onboarding remoto. 

O processo de onboarding remoto garante todos os benefícios e etapas do onboarding convencional, com a diferença de que tudo é feito remotamente, ou seja, à distância. Por isso, acompanhe conosco algumas dicas de como construir um onboarding remoto e obter melhores resultados com ele. 

A importância do onboarding remoto 

Entrar em uma nova empresa que valorize seus talentos e que tenha uma cultura sólida, acolhedora e valores alinhados com os seus são alguns dos fatores que um colaborador procura no momento de se candidatar a novas vagas. Tendo isto em mente, é possível ver que o onboarding, quando bem estruturado e roteirizado, é capaz de contemplar estes e outros aspectos diante dos novos talentos de uma empresa. Um bom modelo de onboarding pode influenciar diretamente nas estratégias de employer branding, por exemplo, tornando aquela empresa uma marca atrativa no mercado de talentos. 

Com a chegada do cenário da pandemia, as empresas tiveram que flexibilizar seus modelos de trabalho presencial para o trabalho remoto ou híbrido, sendo que o mesmo ocorreu para os processos de onboarding. Um estudo realizado pelo Ipea mostrou que no ano de 2020, cerca de 11% dos trabalhadores ativos no Brasil passaram a atuar de maneira remota. A pesquisa também mostrou quais as principais áreas que mais aderiram ao trabalho remoto, como é o caso da educação privada (51% dos profissionais atuam de maneira remota no país).

Neste cenário, empresas que já possuíam modelos de onboarding presencial tiveram uma dificuldade menor para a mudança de modelo em vista de empresas que não adotavam o modelo. Já para empresas que já eram de alguma forma adeptas do onboarding remoto, a mudança de cenário trouxe ainda a oportunidade de melhora do seu modelo de recepção de novos colaboradores. 

É preciso lembrar que o onboarding é bem mais do que uma “apresentação do trabalho” ao novo colaborador. Claro, haverá a apresentação de uma gama de novos conteúdos para este colaborador, mas não exclusivamente do ponto de vista técnico ou laboral. O onboarding configura uma experiência em torno da organização para o trabalhador, e não necessariamente para a função que ele irá desempenhar dentro da empresa. 

Uma das principais vantagens do onboarding feito de maneira remota é que, pela não utilização de dependências físicas da empresa, seu custo é relativamente diferente em relação ao onboarding presencial. Neste caso, os gestores por trás do planejamento do onboarding devem se preocupar com outras questões como tecnologia disponível aos colaboradores, canais e tempo. 

Por isso o onboarding remoto se torna uma ferramenta cada vez mais utilizadas por empresas de diversos portes pois resume a cultura da empresa para o colaborador e ainda o insere no ambiente de trabalho e no time. Dessa forma você retém os talentos na sua empresa e assegura uma boa experiência do colaborador já nos seus primeiros dias de trabalho. 

Onboarding Remoto: dicas básicas para fazer

Mas como exatamente um onboarding remoto funciona? Quais critérios deve levar em consideração ao criar um processo de onboarding? Primeiramente, é preciso levar em conta uma gama de fatores que influenciam diretamente no processo. Leve em conta o porte da sua empresa, o quadro de colaboradores e os recursos que serão utilizados.

Também é necessário lembrar que um bom processo de onboarding remoto começa com um bom planejamento. Portanto, ao construir seu projeto de onboarding remoto considere elementos como a duração do processo, quais pessoas serão responsáveis por recepcionar os novos colaboradores e quais materiais serão enviados a eles. É importante também garantir que seu colaborador vai ter acesso íntegro e de qualidade ao processo, o que inclui computadores para o acesso ao processo, por exemplo.

Comum ao onboarding, a distribuição de kits de boas-vindas também torna o processo um pouco mais próximo do colaborador. Geralmente um kit de boas-vindas contém itens úteis para o colaborador que ele possa usar ou não no trabalho. Nesta parte você pode ser criativo mas não se esqueça que o seu time tem um perfil específico então tome cuidado para que não haja exageros nem equívocos com os materiais do kit.

Insira o colaborador na cultura da empresa 

Conforme discutimos anteriormente, inserir o colaborador na cultura da empresa é uma das partes essenciais para o processo de onboarding. Ao entender a cultura da empresa, a integração do colaborador se torna mais. Nessa etapa é muito importante que a mensagem da empresa seja passada de forma clara e concisa. 

Neste ponto conteúdo como vídeos e palestras podem fazer toda a diferença no processo. Demonstre o papel da sua empresa e quais os principais valores que balizam a sua atuação e mostre a diferença que a sua empresa faz no mundo e o impacto que aquele novo colaborador terá nesta jornada. 

Integre o colaborador com a sua equipe 

Fazer com que um colaborador se sinta realmente parte do time é uma tarefa ainda complicada pois depende de uma série de outros elementos. O que onboarding pode ajudar neste quesito é com a construção de um ambiente no qual o colaborador se sinta realmente bem vindo e essencial ao grupo.  

No caso do onboarding remoto você pode realizar reuniões online e atividades em grupo que tragam bem estar e o senso de coletividade entre o time de trabalho que já faz parte da empresa e os novos colaboradores. É nesta etapa que você também pode fazer uma apresentação dos gestores de uma forma mais humanizada, cortando a tensão que incialmente poderia existir entre departamentos. As dinâmicas e conversas podem ser uma parte integral da recepção dos novos colaboradores pois quanto mais eles conhecerem da sua equipe num primeiro momento, maior pode ser a sinergia de trabalho no futuro. 

Garanta o feedback das etapas 

Como não poderia ficar de fora, você também precisa criar canais de feedback para que seus colaboradores digam o que eles gostaram e não gostaram no próprio processo de onboarding. Você pode fazer isso através de formulários online, perguntando diretamente aos colaboradores durante as interações ou até mesmo observar as manifestações dos colaboradores durante o processo. 

Por isso, sempre que criar uma nova atividade de onboarding, crie também um canal de feedback para os colaboradores. Com estes dados em mãos você será capaz de encontrar as principais falhas e melhorar o seu processo de onboarding remoto para os próximos colaboradores que entrarão para o seu time. Não se esqueça que o onboarding pode ser um processo de aprendizagem também para a organização. 

Mantenha o acompanhamento 

O processo de onboarding não acaba necessariamente quando você termina as ações do primeiro dia de trabalho ou as interações planejadas inicialmente. O onboarding também implica acompanhar a integração dos novos colaboradores com o passar do tempo. Portanto, mantenha sempre os olhos e ouvidos abertos para os novos talentos, bem como para a sua integração gradual no time da empresa e sua assimilação dos valores da organização. 

É durante o período de experiência dentro da organização que os novos colaboradores verão na prática tudo aquilo que lhes foi apresentado nas interações do onboarding. É também nessa etapa que o colaborador vai verificar se as suas expectativas em torno da empresa no momento em que se candidatou estão de acordo com o esperado por ele. 

No onboarding remoto, significa garantir que o colaborador vai ter todo o suporte necessário no seu período de adaptação. Portanto garanta que o colaborador vai se manter atualizado através de materiais explicativos online e canais de suporte. 

Onboarding remoto não significa falta de proximidade

Mesmo que todo o onboarding seja feito de maneira remota, isto não significa que não possa haver proximidade no processo de recepção de novos colaboradores. Em contrapartida, é justamente o nível de proximidade que vai fazer a diferença no seu processo de onboarding remoto. Já que não existe a interação física e próxima, procure formas de fazer com que seu colaborador se sinta bem-vindo e parte da empresa. Nesses momentos o kit de boas-vindas, o nível das interações e a integração com a equipe farão toda a diferença, humanizando o processo de onboarding e fazendo da contratação de novos talentos uma experiência única.

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