O onboarding é o processo de facilitar a adaptação dos novos funcionários aos aspectos sociais e de desempenho de seus novos empregos de forma rápida e suave. Mas você sabia que a AI no onboarding pode ajudar?
A Inteligência Artificial está presente em vários momentos na nossa vida. Desde uma automação para acender a luz de casa assim que você chegar, uma lista de comprar virtuais e até mesmo nas pesquisas que fazemos em nosso celular.
Para se ter uma ideia, o Brasil foi responsável por 5,16% do tráfego total do ChatGPT em 2023, ficando em quarto lugar no ranking de nações que mais usam a IA. Os 2,4 bilhões de acessos representam um aumento de 178,10% no número de acessos nas plataformas da OpenAI, em comparação com janeiro de 2023.
Então, vamos entender melhor como a IA pode ajudar nesse processo? Continue acompanhando o conteúdo!
Primeiramente, o que é onboarding?
Em linhas gerais, o onboarding é o processo de integrar novos funcionários à equipe, cultura e modo de operação da empresa. O objetivo é garantir que eles se adaptem bem e permaneçam na organização.
Esse processo ajuda os novos colaboradores a adquirir o conhecimento, as habilidades e os comportamentos necessários para se tornarem parte efetiva da equipe, envolve várias etapas, como orientação, supervisão, acompanhamento e treinamento.
O melhor momento para iniciar o onboarding é logo após a contratação, quando o funcionário está motivado e aberto a aprender e se adaptar. Porém, esse processo deve continuar até que o funcionário se sinta confortável em sua função.
Portanto, exige um bom planejamento do setor de RH. Com ele, é possível motivar os funcionários desde o primeiro dia de trabalho. É uma estratégia importante na gestão de pessoas.
Muitas empresas ainda não dão a devida importância ao onboarding e fazem apenas uma breve apresentação. Esse é um erro sério, especialmente porque o mercado está cada vez mais competitivo, e as empresas que investem em seus talentos acabam ficando com os melhores profissionais.
Quais os benefícios de ter um processo de integração de colaboradores?
A importância de um processo de onboarding eficiente é enorme, tanto para os novos contratados quanto para a organização. Confira alguns dos principais benefícios:
- Melhora o engajamento dos funcionários: funcionários engajados fazem mais do que é esperado, aumentando a produtividade e diminuindo as taxas de absenteísmo e rotatividade;
- Diminui as taxas de rotatividade e turnover: funcionários bem integrados à cultura da empresa tendem a permanecer mais tempo, contribuindo para uma maior retenção de talentos;
- Melhora a comunicação interna: um bom onboarding oferece estrutura para que as dúvidas sejam esclarecidas sem pressão;
- Atrai os melhores talentos: além de oferecer benefícios e salários competitivos, um bom programa de integração pode destacar aspectos intangíveis, como um bom relacionamento com os gerentes e uma cultura forte;
- Informa aos novos contratados o que eles precisam para realizar suas tarefas: o processo de integração é a chance de esclarecer expectativas e responder a grandes perguntas antes que se transformem em problemas.
O que deve ser incluído no onboarding de novos funcionários?
Não há um consenso único sobre o que deve ser incluído no processo de integração, pois isso varia conforme a empresa e seus objetivos. Contudo, a Dra. Talya Bauer, da Society for Human Resource Management (SHRM),identificou quatro componentes essenciais para um programa de integração bem-sucedido, conhecidos como os quatro Cs:
- Conformidade: ensinar aos novos contratados as políticas básicas da empresa;
- Clareza: garantir que os funcionários conheçam suas responsabilidades e saibam como desempenhar adequadamente suas funções na empresa;
- Cultura: fornecer informações sobre as regras formais e informais da empresa;
- Conexão: ajudar a construir relacionamentos com colegas de trabalho e promover um sentimento de pertencimento à equipe.
Quanto tempo dura esse processo?
Um novo programa de integração pode durar várias semanas ou até mais. No entanto, muitos especialistas concordam que o período de adaptação deve durar pelo menos três meses, para que passe pelas seguintes fases:
Adaptação: 90 dias é o período mínimo para que os novos contratados se acostumem com suas funções;
Preparação mental: tempo necessário para que se prepare mentalmente para suas responsabilidades;
Valorização e apoio: permite que se sintam valorizados e apoiados pela empresa;
Desenvolvimento de habilidades: tempo suficiente para adquirir o conhecimento e as habilidades necessárias para ter sucesso em suas funções.
Afinal, porque aplicar a AI no onboarding?
Agora que você já se recordou o que é o onboarding, seus benefícios, o que deve ser incluído e quanto tempo dura, é hora de entender como a Inteligência Artificial pode ser sua aliada neste momento.
Aplicar inteligência artificial (IA) no onboarding pode revolucionar a forma como as empresas acolhem novos funcionários, oferecendo uma série de benefícios que aumentam a eficiência, a precisão e a personalização do processo.
Reunimos as principais, confira:
1. Automatização de tarefas repetitivas:
A IA pode automatizar tarefas repetitivas, como o preenchimento de formulários e a verificação de documentos, permitindo que o processo de onboarding seja mais rápido.
Além disso, ela também pode reduzir erros humanos em tarefas como o processamento de informações e a entrada de dados.
2. Personalização do onboarding
A IA pode analisar dados de novos funcionários e fornecer conteúdos e treinamentos personalizados, adaptados às suas funções e necessidades específicas.
Dessa maneira, assistentes virtuais podem responder a perguntas frequentes e guiar os novos funcionários através do processo de onboarding, proporcionando uma experiência mais interativa.
3. Acesso a informações mais facilitado
Chatbots e assistentes virtuais podem estar disponíveis 24 horas por dia, 7 dias por semana, para fornecer suporte e responder a perguntas, facilitando o acesso à informação.
Além disso, sistemas de IA podem organizar e centralizar informações importantes, facilitando o acesso dos novos funcionários a políticas da empresa, manuais e outros recursos.
4. Engajamento e retenção
Um processo de onboarding eficiente e bem-estruturado pode causar uma impressão positiva nos novos funcionários, aumentando o engajamento e a satisfação desde o início.
A IA também pode acompanhar o progresso dos novos funcionários durante o onboarding e além, oferecendo suporte contínuo e recursos adicionais conforme necessário.
5. Análise e melhoria contínua
A IA pode coletar e analisar dados sobre o processo de onboarding, identificando áreas de melhoria e ajudando a empresa a ajustar e otimizar continuamente o processo. Além disso, ela pode fornecer feedback em tempo real, permitindo que a empresa responda rapidamente a quaisquer problemas ou preocupações dos novos funcionários.
Como aplicar a AI no onboarding?
Viu como a Inteligência Artificial pode ser uma grande aliada?
Agora, vamos ao ponto alto deste conteúdo: como aplicar na sua empresa.
Assistentes virtuais e chatbots
Assistentes virtuais e chatbots podem ser utilizados para oferecer suporte inicial aos novos funcionários, respondendo a perguntas frequentes sobre políticas da empresa, benefícios e procedimentos de integração, estando disponíveis 24/7.
Esses chatbots também podem guiar os novos funcionários através dos diferentes passos do onboarding, como preencher formulários, configurar contas e acessar plataformas internas, proporcionando uma experiência mais interativa e eficiente.
Automatização de documentos
A IA pode automatizar o preenchimento de documentos, extraindo informações dos papéis submetidos pelos novos funcionários e preenchendo automaticamente os formulários necessários, além de verificar documentos de identidade e outros papéis importantes, garantindo que todas as informações estejam corretas e completas.
Isso reduz o tempo e os erros envolvidos no processo, aumentando a eficiência.
Treinamento personalizado
No que diz respeito ao treinamento, plataformas de e-learning baseadas em IA podem adaptar o conteúdo e o ritmo do curso às necessidades e ao progresso individual de cada funcionário.
A IA pode analisar as habilidades e conhecimentos dos novos funcionários e sugerir treinamentos específicos para preencher quaisquer lacunas, proporcionando uma experiência de aprendizagem personalizada e eficaz.
Integração com sistemas internos
A integração com sistemas internos também pode ser facilitada pela IA, que pode automatizar a criação de contas e a configuração de acessos às diferentes ferramentas e plataformas internas da empresa.
Além disso, a IA pode garantir que todas as informações dos novos funcionários sejam sincronizadas entre os diversos sistemas internos, como RH, TI e financeiro, evitando discrepâncias e erros de comunicação.
Feedback e acompanhamento
Para garantir a satisfação e o engajamento dos novos funcionários, a IA pode enviar e analisar pesquisas de satisfação durante e após o processo de onboarding, fornecendo insights valiosos sobre a experiência dos novos funcionários.
Sistemas de IA podem acompanhar o progresso dos novos funcionários, oferecendo suporte adicional e recursos conforme necessário, garantindo que todos se sintam apoiados e bem-integrados.
Análise de dados e melhorias contínuas
Finalmente, a IA pode analisar dados do processo de onboarding para identificar padrões e áreas de melhoria, ajudando a empresa a otimizar continuamente o processo.
Além disso, ao analisar o comportamento e o engajamento dos novos funcionários durante o onboarding, a IA pode prever quais funcionários têm maior probabilidade de permanecer na empresa a longo prazo, permitindo que a empresa tome medidas proativas para melhorar a retenção de talentos.
Agora que você já sabe como a AI no Onboarding pode ajudar a sua empresa, continue acompanhando o blog da Plantar Educação para mais conteúdos como esse!
